Dokumentation för BizCortex

Godkännanden

Granska, redigera, godkänn eller avvisa allt som Assistent vill skicka.

Varje utgående åtgärd väntar under Godkännanden: mejl, svar, mötessvar, nya möten, meddelanden via WhatsApp och sms samt ändringar i BizCortex. Sidan har två flikar: "Öppna" och "Historik". Välj ett godkännande till vänster för att se detaljerna till höger.

När du har godkänt skickas åtgärden inte direkt. En nedräkning ("Skickas om 30 sekunder") ger dig tid att klicka på "Ångra". Först därefter skickas den.

Vem kan använda detta

  • Ägare
  • Administratör
  • Försäljning
  • Redovisningsekonom
  • Alla med godkännandebehörighet för Assistent

Steg

  1. 1. Öppna ett godkännande

    Gå till Assistent, Godkännanden, fliken "Öppna". Välj en post. Du ser typ, risk, mottagare, ämne och text.

  2. 2. Redigera texten

    Ändra ämne, text, kommentar eller meddelande. Klicka på "Spara som ny version". Versionsnumret räknas upp och en lista över ändringarna jämfört med föregående version visas. Klicka på "Förkasta ändringar" för att kasta dina redigeringar.

  3. 3. Ändra mottagare (med försiktighet)

    Klicka på "Ändra mottagare" för att redigera Till och Kopia. Assistent tar normalt mottagarna från det ursprungliga mejlet. Nya mottagare ger godkännandet hög risk.

  4. 4. Godkänn

    Klicka på "Godkänn" (eller "Skicka"). För en åtgärd med hög risk bekräftar du "Skicka trots den höga risken?" efter att ha kontrollerat mottagare och innehåll.

  5. 5. Ångra under fördröjningen

    Medan "Skickas om N sekunder" visas kan du klicka på "Ångra" för att dra tillbaka godkännandet. Statusen blir Återkallad.

  6. 6. Avvisa

    Klicka på "Avvisa", ange eventuellt en orsak och bekräfta. Åtgärden genomförs inte.

Fält och alternativ

Typer

Mejl, Svar, Mötessvar, Nytt möte, WhatsApp, SMS, Ändring i ERP.

Status Öppen

Väntar på ditt beslut.

Status Godkänd / Skickas

Godkänd och väntar på att sändningsfördröjningen ska ta slut. Du kan fortfarande ångra.

Status Körs

Skickas just nu. Det går inte längre att ångra.

Status Klar

Skickades. En referens från leverantören visas.

Status Misslyckad

Sändningen misslyckades. Orsaken visas under "Sändningen misslyckades".

Status Oklar

"Leverans inte bekräftad": Assistent kontrollerar dina skickade objekt för att se om meddelandet gick iväg. Den skickar aldrig blint igen.

Status Avvisad, Återkallad, Utgången, Ersatt

Du avvisade det, du ångrade det under fördröjningen, tiden gick ut eller en nyare version ersatte det.

Kortkod

En kod som A7 för godkännanden via WhatsApp eller sms, till exempel "Ja A7".

Version, Skapad, Går ut, Beslutad

Versionsnumret, tidpunkten då det skapades, tidpunkten då det går ut och när och hur (app, WhatsApp, sms, mejl, system) beslutet fattades.

Tips om inramning

Texten du ser är kärntexten. Tilltal, avslutning och signatur läggs till vid sändning.

Tips

  • Antalet väntande godkännanden visas också som ett märke i det övre fältet på varje sida.
  • Ett godkännande gäller alltid exakt den version som du såg. Om utkastet har ändrats måste du godkänna den nya versionen.

Bra att veta

  • Öppna godkännanden går som standard ut efter 72 timmar. Mötessvar går ut senast vid mötets start.
  • Möten från Outlook är skrivskyddade i BizCortex. Svar på inbjudningar förbereds som godkännanden.

Relaterat