Documentación de BizCortex

Aprobaciones

Revise, edite, apruebe o rechace todo lo que el Asistente quiere enviar.

Toda acción saliente espera en Aprobaciones: correos, respuestas, respuestas a reuniones, reuniones nuevas, mensajes de WhatsApp y SMS y cambios en BizCortex. La página tiene dos pestañas: «Abiertas» e «Historial». Seleccione una aprobación a la izquierda para ver sus detalles a la derecha.

Después de aprobar, la acción no se envía de inmediato. Una cuenta atrás («Enviando en 30 segundos») le da tiempo para hacer clic en «Deshacer». Solo entonces se envía.

Quién puede usarlo

  • Propietario
  • Administrador
  • Ventas
  • Contable
  • Cualquier persona con el permiso de aprobación del Asistente

Pasos

  1. 1. Abrir una aprobación

    Vaya a Asistente, Aprobaciones, pestaña «Abiertas». Seleccione una entrada. Verá el tipo, el riesgo, los destinatarios, el asunto y el texto.

  2. 2. Editar el texto

    Cambie el asunto, el texto, el comentario o el mensaje. Haga clic en «Guardar como nueva versión». El número de versión aumenta y se muestra una lista de los cambios respecto a la versión anterior. Haga clic en «Descartar cambios» para desechar sus modificaciones.

  3. 3. Cambiar los destinatarios (con cuidado)

    Haga clic en «Cambiar destinatarios» para editar Para y Cc. Normalmente, el Asistente toma los destinatarios del correo original. Los destinatarios nuevos hacen que la aprobación sea de riesgo alto.

  4. 4. Aprobar

    Haga clic en «Aprobar» (o «Enviar»). En una acción de riesgo alto, confirme «¿Enviar a pesar del riesgo alto?» tras comprobar los destinatarios y el contenido.

  5. 5. Deshacer durante el retraso

    Mientras se muestre «Enviando en N segundos», haga clic en «Deshacer» para retirar la aprobación. El estado pasa a Retirada.

  6. 6. Rechazar

    Haga clic en «Rechazar», introduzca opcionalmente un motivo y confirme. La acción no se llevará a cabo.

Campos y opciones

Tipos

Correo, Respuesta, Respuesta a reunión, Nueva reunión, WhatsApp, SMS, Cambio en el ERP.

Estado Abierta

A la espera de su decisión.

Estado Aprobada / Enviándose

Aprobada y a la espera de que termine el retraso de envío. Todavía puede deshacerla.

Estado En ejecución

Se está enviando en este momento. Ya no se puede deshacer.

Estado Hecha

Enviada correctamente. Se muestra una referencia del proveedor.

Estado Fallida

El envío ha fallado. El motivo se muestra en «Error al enviar».

Estado Poco clara

«Entrega no confirmada»: el Asistente revisa sus elementos enviados para comprobar si el mensaje salió. Nunca reenvía a ciegas.

Estados Rechazada, Retirada, Caducada, Sustituida

Usted la rechazó, la deshizo durante el retraso, se le acabó el tiempo o una versión más reciente la sustituyó.

Código corto

Un código como A7 para aprobar por WhatsApp o SMS, por ejemplo «Sí A7».

Versión, Creada, Caduca, Decidida

El número de versión, la hora de creación, la hora de caducidad y cuándo y cómo (aplicación, WhatsApp, SMS, correo, sistema) se decidió.

Indicación de saludo y firma

El texto que ve es el texto principal. El saludo, la despedida y la firma se añaden al enviar.

Consejos

  • El número de aprobaciones pendientes también aparece como indicador en la barra superior de todas las páginas.
  • Una aprobación siempre se aplica exactamente a la versión que usted vio. Si el borrador ha cambiado, debe aprobar la nueva versión.

Conviene saber

  • De forma predeterminada, las aprobaciones abiertas caducan a las 72 horas. Las respuestas a reuniones caducan, como muy tarde, al inicio de la reunión.
  • Las reuniones de Outlook son de solo lectura en BizCortex. Las respuestas a las invitaciones se preparan como aprobaciones.

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