Contacts
Les personnes avec qui vous correspondez : formule d’appel, forme d’adresse, relation et chronologie.
Les contacts sont collectés à partir de vos emails, de vos réunions, d’Outlook et du CRM dès que votre messagerie est connectée. Une même personne trouvée à plusieurs endroits est fusionnée d’après son adresse email et son numéro de téléphone.
La liste affiche Nom, Relation, Dernier contact, Objectif de contact et Forme d’adresse. Utilisez "Rechercher des contacts" et les filtres "VIP uniquement" et "Relations refroidies".
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire
- Administrateur
- Ventes
- Comptable
Étapes
1. Ouvrir un contact
Cliquez sur un contact. La page de détail affiche les coordonnées, la relation, la chronologie, les engagements ouverts et "Ce que l’assistant sait".
2. Définir la formule d’appel et le ton
Sous "Formule d’appel et ton", définissez la Civilité (Madame, Monsieur, Neutre ou Inconnue), le Titre universitaire, le Prénom, le Nom, "Vouvoiement ou tutoiement" (ou Automatique), la Langue et une Formule d’appel personnalisée facultative. L’aperçu "Voici comment commencera votre prochain email" se met à jour pendant la saisie. Cliquez sur "Enregistrer" ou "Réinitialiser".
3. Définir un objectif de contact
Indiquez, en jours (de 1 à 730), à quelle fréquence vous souhaitez être en contact. Le contact passe en "Relation refroidie" après 1,5 fois cette durée sans échange.
4. Marquer comme VIP ou mettre en sourdine
Activez VIP pour les personnes importantes. Activez "En sourdine (aucun rappel)" pour ne plus recevoir d’indications concernant ce contact.
Champs et options
- Solidité de la relation
Un pourcentage de 0 à 100. Il augmente avec les emails reçus et envoyés, les réunions et les appels, et diminue avec le temps (demi vie de 45 jours). Il est plus faible lorsqu’une seule des deux parties écrit.
- Objectif de contact
Votre propre nombre de jours. À défaut, les VIP ont 30 jours et les contacts solides 60 jours.
- Origine de la forme d’adresse
Indique pourquoi Sie ou du a été choisi : votre réglage, votre dernier email, le CRM, sa formule d’appel, ou la valeur par défaut.
- Règles de formule d’appel
Seuls les titres universitaires Dr. et Prof. sont utilisés. Lorsque le genre est inconnu ou neutre, la formule d’appel utilise le prénom et le nom. Une formule d’appel personnalisée l’emporte sur tout le reste.
- Chronologie
Email reçu, Email envoyé, Réunion, Appel, WhatsApp, SMS, Note.
- Liens
Prospect CRM, Contact client ou Interne, si le contact est associé.
- Sources
Outlook, Email, Calendrier, CRM, Prospect, Client, Manuel.
- Dernier message de sa part / Dernier message de votre part
Le dernier message dans chaque sens.
Voir aussi
- Engagements
Ce que vous avez promis et ce que les autres vous doivent, avec les échéances et les preuves.
- Mémoire
Ce que l’Assistant retient de vos préférences et de vos habitudes, et comment le corriger.
- Indications et rappels
Chaque contrôle que l’Assistant effectue sur vos données, et quand il vous envoie un rappel.