Dokumentasjon for BizCortex

Company Brain i korte trekk

Hvordan Company Brain kobler regler, firmadata, dokumenter og maler, og reglene den alltid følger.

Company Brain kobler fire ting i én kunnskapsgraf: etterlevelsesregler og kravene som følger av dem, firmadataene dine (firmaprofil, produkter, priser, betalingsbetingelser og økonomiverdier), dokumentene dine og malene dine. Fordi alt henger sammen, kan den svare på "oppfyller vi denne regelen?" ved å følge regelen til kravene, dataene kravene trenger og dokumentene som beviser dem, og den vet for hver mal hvilke data malen trenger og hvor mye av dem du allerede har.

Åpne Brain i appvelgeren og velg Company Brain i sidefeltet. Menyen har fem sider: "Oversikt", "Kunnskapsgraf", "Kontroller", "Maler" og "Import". Oversikt viser om compliancedatabasen er tilkoblet og hva Company Brain allerede vet: "Noder i grafen", "Kontroller", "Maler klare" og "Foreslåtte verdier".

Hvem kan bruke dette

  • Alle medlemmer med en innebygd rolle: Eier, Administrator, Regnskapsfører, Salg, Innkjøp, HR leder, Ansatt, Leser og Samsvar
  • Kjøre kontroller, opprette dokumenter og importere: Eier, Administrator og Regnskapsfører

Steg

  1. 1. Kontroller kilden til reglene

    Øverst på Oversikt ser du tilstanden til compliancedatabasen. "Compliancedatabasen er tilkoblet" betyr at regler og krav hentes fra compliancedatabasen. "Eksempeldata" betyr at noen eksempelregler brukes til den er tilkoblet. "Compliancedatabasen er ikke tilkoblet" betyr at kontroller mot regler ikke er mulig ennå; firmadata, dokumenter og maler fungerer fortsatt.

  2. 2. Se hvor stor compliance databasen er

    Rett under tilkoblingsmeldingen viser stripen "Compliance database" hva reglene bak svarene dine dekker: rettspakker, dokumenter, tekstavsnitt, plikter og kryssreferanser mellom bestemmelser, med dato for siste oppdatering. Med "Til biblioteket" blar du i dem.

  3. 3. Se hvilke plikter som gjelder dere

    Kortet "Din etterlevelse" teller pliktene for bedriften din: "Gjelder", "Gjelder ikke" og "Anvendelighet uklar". Under "Disse opplysningene mangler" står profilopplysningene som ville avklare flest uklare plikter, hver med antallet. Et klikk fører til kortet for compliance profilen. Den samme oversikten finnes som widgeten "Din etterlevelse" på startsiden din.

  4. 4. Start fra flisen Brain

    Flisen Brain på startsiden din åpner Brains startside. Skriv et spørsmål i "Spør om bedriften din og loven" for å sende det til Brain, eller åpne Company Brain, Bibliotek, Kontroller, Utløsere, Graf eller Maler fra flisene. Når Company Brain er bestilt, legger oppsettlisten til tre steg: "Fyll ut compliance profilen", "Koble til dokumenter" og "Kjør en første compliance kontroll".

  5. 5. Beskriv selskapet for reglene

    Under flisene spør kortet "Etterlevelsesprofil" etter opplysningene etterlevelsesdatabasen bruker for å avgjøre hvilke regler som gjelder: markeder, om dere behandler personopplysninger, ansatte, omsetning, balansesum, størrelsesklasse etter HGB, samarbeidsutvalg og mer. Merk av markeder, slå av eller på, skriv inn tall og velg "Lagre profil". Kortet viser deretter reglene som gjelder, og "må sjekkes" der en opplysning fortsatt mangler.

  6. 6. Godta den foreslåtte størrelsesklassen

    Så lenge "Størrelsesklasse etter HGB" er tom, viser kortet "Etterlevelsesprofil" "Foreslått størrelsesklasse": klassen som følger av omsetningen, balansesummen og antall ansatte, merknaden "utledet av § 267 HGB" og hvert kriterium mot grensen sin ("ikke overskredet", "overskredet" eller "mangler"). Kontroller forslaget og klikk på "Godta". Opplysningen viser da "godtatt forslag (§ 267 HGB)". En verdi du har angitt selv, blir aldri overskrevet.

  7. 7. Beskriv produktene

    Kortet "Produktenes samsvarsprofiler" viser de aktive produktene med antall angitte opplysninger. Klikk på "Rediger" ved et produkt for å åpne samsvarsprofilen: produkttyper, markeder, klasser og egenskaper, gruppert i "Klassifisering", "Data og brukere", "Teknikk og energi", "Medisinsk utstyr" og "Stoffer og råvarer". Tomme felt er ikke angitt. Klikk på "Lagre"; bare opplysningene du har endret, blir lagret.

  8. 8. Utforsk grafen

    Åpne "Kunnskapsgraf" for å se regler, krav, dokumenter, maler og datafelt og hvordan de henger sammen.

  9. 9. Still et etterlevelsesspørsmål

    Åpne "Kontroller" eller spør Brain i chatten, for eksempel "Oppfyller vi oppbevaringsplikten etter § 257 HGB?".

  10. 10. Se hva du kan opprette

    Åpne "Maler" for å se hvilke maler dataene dine allerede kan fylle, og hva som fortsatt mangler.

  11. 11. Hent inn eldre dokumenter

    Åpne "Import" for å laste opp eldre dokumenter. KI foreslår verdier, og du bestemmer hva som går inn i firmadataene dine.

Felt og valg

Noder i grafen

Regler, dokumenter, maler og felt som grafen kjenner for selskapet ditt.

Kontroller

Lagrede kontrollresultater, hvert med sine kilder.

Maler klare

Maler der alle nødvendige data finnes.

Foreslåtte verdier

Verdier lest fra importerte dokumenter som fortsatt venter på bekreftelsen din.

Etterlevelsesprofil

Opplysninger om selskapet som avgjør hvilke regler som gjelder, og reglene som gjelder med dem. Bare medlemmer som kan administrere felt, kan endre dem.

Produktenes samsvarsprofiler

Samsvarsopplysningene for hvert aktivt produkt, som avgjør hvilke produktregler som gjelder, for eksempel for medisinsk utstyr, radioutstyr eller batterier. Bare medlemmer som kan administrere felt, kan redigere dem. Medlemmer som bare kan lese felt, ser "Vis" i stedet for "Rediger" og profilen skrivebeskyttet.

Foreslått størrelsesklasse

Et forslag til "Størrelsesklasse etter HGB", utledet av § 267 HGB: en klasse gjelder når høyst én av de tre grensene (balansesum, omsetning, ansatte) overskrides. Er fjorårets tall lagt inn, sammenlignes begge balansedagene: gir de ulike klasser, beholdes den tidligere klassen til neste balansedag bekrefter endringen. Uten dem teller bare de nåværende tallene, unntatt i stiftelsesåret. Selskapsformen kontrolleres: et enkeltpersonforetak, e.K. eller GbR får ikke noe forslag, et KG eller OHG får en merknad om å kontrollere § 264a HGB, og et kapitalmarkedsorientert selskap er alltid stort. Det vises bare så lenge størrelsesklassen er tom, og "Godta" vises bare for medlemmer som kan administrere felt.

Tips

  • I Brain chatten kan du spørre "Oppfyller vi § 257 HGB?" eller "Hvor kommer betalingsbetingelsene våre fra?". Brain bruker Company Brain til å svare, med en kilde for hver påstand.

Greit å vite

  • Ingenting skrives uten at et menneske er involvert. Verdier som KI leser fra dokumenter, er forslag til noen bekrefter dem. Et dokument som Company Brain tilbyr å opprette, er et utkast som venter blant godkjenningene for KI.
  • Hver påstand fra KI har en kilde: dokumentet, siden og et sitat som står ordrett der. Alt KI ikke kan bevise, forkastes eller vises som "Uklart".
  • KI kontrollerer og forklarer; den avgjør ikke etterlevelse på egen hånd. Et krav er alltid "Oppfylt", "Mangler", "Motstrid" eller "Uklart", med begrunnelser og kilder.
  • Compliancedatabasen blir bare lest, aldri endret. Du ser bare data, dokumenter og felt du uansett har lov til å se.
  • Company Brain er en del av Brain pakken.

Relatert

  • Kunnskapsgrafen

    Regler, krav, dokumenter, maler og datafelt, hvordan de henger sammen, og originaldokumentene bak dem.

  • Kontroller et krav

    Kontroller en regel mot dataene og dokumentene dine, med en status og en kilde for hver påstand.

  • Brain i korte trekk

    Hva Brain er, hva Brain kan gjøre, og reglene Brain alltid følger.