Company Brain i korthet
Hur Company Brain kopplar ihop regler, företagsdata, dokument och mallar, och vilka regler den alltid följer.
Company Brain kopplar ihop fyra saker i en kunskapsgraf: regler för efterlevnad och de krav som följer av dem, era företagsdata (företagsprofil, produkter, priser, betalningsvillkor och ekonomiska värden), era dokument och era mallar. Eftersom allt hänger ihop kan den svara på "uppfyller vi den här regeln?" genom att följa regeln till dess krav, de data som kraven behöver och de dokument som styrker dem, och den vet för varje mall vilka data den behöver och hur mycket av dem ni redan har.
Öppna Brain i appväljaren och välj Company Brain i sidofältet. Menyn har fem sidor: "Översikt", "Kunskapsgraf", "Kontroller", "Mallar" och "Import". Översikt visar om compliancedatabasen är ansluten och vad Company Brain redan vet: "Noder i grafen", "Kontroller", "Mallar klara" och "Föreslagna värden".
Vem kan använda detta
- Alla medlemmar med en inbyggd roll: Ägare, Administratör, Redovisningsekonom, Försäljning, Inköp, HR chef, Anställd, Läsare och Efterlevnad
- Köra kontroller, skapa dokument och importera: Ägare, Administratör och Redovisningsekonom
Steg
1. Kontrollera var reglerna kommer ifrån
Högst upp på Översikt ser du läget för compliancedatabasen. "Compliancedatabasen är ansluten" betyder att regler och krav hämtas från compliancedatabasen. "Exempeldata" betyder att några exempelregler används tills den är ansluten. "Compliancedatabasen är inte ansluten" betyder att kontroller mot regler inte är möjliga ännu; era företagsdata, dokument och mallar fungerar som vanligt.
2. Se hur stor compliance databasen är
Direkt under anslutningsmeddelandet visar remsan "Compliance databas" vad reglerna bakom dina svar omfattar: rättspaket, dokument, textavsnitt, skyldigheter och korshänvisningar mellan bestämmelser, med datum för senaste uppdateringen. Med "Till biblioteket" bläddrar du i dem.
3. Se vilka skyldigheter som gäller er
Kortet "Din regelefterlevnad" räknar skyldigheterna för ditt företag: "Gäller", "Gäller inte" och "Tillämplighet oklar". Under "Dessa uppgifter saknas" listas de profiluppgifter som skulle avgöra flest oklara skyldigheter, var och en med antalet. Ett klick leder till kortet för compliance profilen. Samma översikt finns som widgeten "Din regelefterlevnad" på din startsida.
4. Börja från rutan Brain
Rutan Brain på din startsida öppnar Brains startsida. Skriv en fråga i "Fråga om ditt företag och lagen" för att skicka den till Brain, eller öppna Company Brain, Bibliotek, Kontroller, Utlösare, Graf eller Mallar från rutorna. När Company Brain är bokat lägger installationslistan till tre steg: "Fyll i compliance profilen", "Anslut dokument" och "Gör en första compliance kontroll".
5. Beskriv företaget för reglerna
Under rutorna frågar kortet "Efterlevnadsprofil" efter uppgifterna som efterlevnadsdatabasen använder för att avgöra vilka regler som gäller: marknader, om ni behandlar personuppgifter, anställda, omsättning, balansomslutning, storleksklass enligt HGB, arbetstagarråd och mer. Markera marknader, slå på eller av, skriv in siffror och välj "Spara profil". Kortet visar sedan reglerna som gäller, och "att kontrollera" där en uppgift fortfarande saknas.
6. Godkänn den föreslagna storleksklassen
Så länge "Storleksklass enligt HGB" är tom visar kortet "Efterlevnadsprofil" "Föreslagen storleksklass": klassen som följer av er omsättning, balansomslutning och antalet anställda, noteringen "härlett ur § 267 HGB" och varje kriterium mot sin gräns ("inte överskridet", "överskridet" eller "saknas"). Kontrollera förslaget och klicka på "Godkänn". Uppgiften visar då "godkänt förslag (§ 267 HGB)". Ett värde som ni själva har angett skrivs aldrig över.
7. Beskriv era produkter
Kortet "Produkternas efterlevnadsprofiler" listar era aktiva produkter med antalet angivna uppgifter. Klicka på "Redigera" vid en produkt för att öppna dess efterlevnadsprofil: produkttyper, marknader, klasser och egenskaper, grupperade i "Klassificering", "Data och användare", "Teknik och energi", "Medicintekniska produkter" och "Ämnen och råvaror". Tomma fält är inte angivna. Klicka på "Spara"; bara de uppgifter som ni har ändrat sparas.
8. Utforska grafen
Öppna "Kunskapsgraf" för att se regler, krav, dokument, mallar och datafält och hur de hänger ihop.
9. Ställ en fråga om efterlevnad
Öppna "Kontroller" eller fråga Brain i chatten, till exempel "Uppfyller vi bevarandeplikten enligt § 257 HGB?".
10. Se vad du kan skapa
Öppna "Mallar" för att se vilka mallar era data redan kan fylla och vad som fortfarande saknas.
11. Ta in äldre dokument
Öppna "Import" för att ladda upp äldre dokument. AI:n föreslår värden, och du bestämmer vad som förs in i era företagsdata.
Fält och alternativ
- Noder i grafen
Regler, dokument, mallar och fält som grafen känner till för ert företag.
- Kontroller
Sparade kontrollresultat, vart och ett med sina källor.
- Mallar klara
Mallar vars nödvändiga data är kompletta.
- Föreslagna värden
Värden som lästs från importerade dokument och som fortfarande väntar på din bekräftelse.
- Efterlevnadsprofil
Uppgifter om företaget som avgör vilka regler som gäller, och reglerna som gäller med dem. Bara medlemmar som får hantera fält kan ändra dem.
- Produkternas efterlevnadsprofiler
Efterlevnadsuppgifterna för varje aktiv produkt, som avgör vilka produktregler som gäller, till exempel för medicintekniska produkter, radioutrustning eller batterier. Bara medlemmar som får hantera fält kan redigera dem. Medlemmar som bara får läsa fält ser "Visa" i stället för "Redigera" och profilen endast för läsning.
- Föreslagen storleksklass
Ett förslag för "Storleksklass enligt HGB", härlett ur § 267 HGB: en klass gäller när högst en av dess tre gränser (balansomslutning, omsättning, anställda) överskrids. Om föregående års siffror är angivna jämförs båda balansdagarna: ger de olika klasser kvarstår den tidigare klassen tills nästa balansdag bekräftar ändringen. Utan dem räknas bara dina aktuella siffror, utom under grundandeåret. Bolagsformen kontrolleras: en enskild firma, e.K. eller GbR får inget förslag, ett KG eller OHG får en påminnelse om att kontrollera § 264a HGB, och ett kapitalmarknadsorienterat bolag är alltid stort. Det visas bara medan storleksklassen är tom, och "Godkänn" visas bara för medlemmar som får hantera fält.
Tips
- I chatten i Brain kan du fråga "Uppfyller vi § 257 HGB?" eller "Var kommer vårt betalningsvillkor ifrån?". Brain använder Company Brain för att svara, med en källa för varje påstående.
Bra att veta
- Inget skrivs utan en person. Värden som AI:n läser från dokument är förslag tills någon bekräftar dem. Ett dokument som Company Brain erbjuder sig att skapa är ett utkast som väntar bland godkännandena för AI.
- Varje påstående från AI:n har en källa: dokumentet, sidan och ett citat som står ordagrant i det. Allt som AI:n inte kan belägga tas bort eller visas som "Oklart".
- AI:n kontrollerar och förklarar; den beslutar inte på egen hand om efterlevnad. Ett krav är alltid "Uppfyllt", "Saknas", "Motstridigt" eller "Oklart", med motiveringar och källor.
- Compliancedatabasen läses bara och ändras aldrig. Du ser bara data, dokument och fält som du ändå får se.
- Company Brain ingår i paketet Brain.
Relaterat
- Kunskapsgrafen
Regler, krav, dokument, mallar och datafält, hur de hänger ihop och originaldokumenten bakom dem.
- Kontrollera ett krav
Kontrollera en regel mot era data och dokument, med en status och en källa för varje påstående.
- Brain i korthet
Vad Brain är, vad den kan göra och vilka regler den alltid följer.