Company Brain de un vistazo
Cómo el Company Brain relaciona normas, datos de la empresa, documentos y plantillas, y las reglas que sigue siempre.
El Company Brain conecta cuatro cosas en un único grafo de conocimiento: las normas de cumplimiento y los requisitos que se derivan de ellas, los datos de su empresa (perfil de la empresa, productos, precios, condiciones de pago y valores financieros), sus documentos y sus plantillas. Como todo está conectado, puede responder a «¿cumplimos esta norma?» siguiendo la norma hasta sus requisitos, los datos que estos necesitan y los documentos que los prueban, y sabe para cada plantilla qué datos necesita y cuántos de ellos ya tiene.
Abra Brain en el lanzador de aplicaciones y elija Company Brain en la barra lateral. El menú tiene cinco páginas: «Resumen», «Grafo de conocimiento», «Comprobaciones», «Plantillas» e «Importación». Resumen muestra si la base de datos de cumplimiento está conectada y lo que el Company Brain ya sabe: «Nodos del grafo», «Comprobaciones», «Plantillas listas» y «Valores propuestos».
Quién puede usarlo
- Todos los miembros con un rol predefinido: Propietario, Administrador, Contable, Ventas, Compras, Responsable de RR. HH., Empleado, Lector y Cumplimiento
- Ejecutar comprobaciones, crear documentos e importar: Propietario, Administrador y Contable
Pasos
1. Revisar el origen de las normas
En la parte superior de Resumen verá el estado de la base de datos de cumplimiento. «Base de datos de cumplimiento conectada» significa que las normas y los requisitos proceden de la base de datos de cumplimiento. «Datos de ejemplo» significa que se usan algunas normas de ejemplo hasta que se conecte. «Base de datos de cumplimiento no conectada» significa que todavía no es posible comprobar normas; sus datos, documentos y plantillas siguen funcionando.
2. Ver el tamaño de la base de cumplimiento
Justo debajo del aviso de conexión, la franja "Base de cumplimiento" muestra lo que abarcan las normas detrás de tus respuestas: paquetes legales, documentos, secciones de texto, obligaciones y remisiones entre disposiciones, con la fecha de la última actualización. Con "Ir a la biblioteca" puedes recorrerlas.
3. Ver qué obligaciones te afectan
La tarjeta "Tu cumplimiento" cuenta las obligaciones de tu empresa: "Se aplica", "No aplica" y "Aplicabilidad incierta". En "Faltan estos datos" lista los datos del perfil que aclararían más obligaciones inciertas, cada uno con su número. Un clic lleva a la tarjeta del perfil de cumplimiento. La misma vista existe como widget "Tu cumplimiento" en tu página de inicio.
4. Empezar desde el mosaico Brain
El mosaico Brain de tu página de inicio abre la página de inicio de Brain. Escribe una pregunta en "Pregunta a tu empresa y a la ley" para enviarla a Brain, o abre Company Brain, Biblioteca, Comprobaciones, Activadores, Grafo o Plantillas desde los mosaicos. Si Company Brain está contratado, la lista de configuración añade tres pasos: "Completar el perfil de cumplimiento", "Conectar documentos" y "Hacer una primera comprobación de cumplimiento".
5. Describa su empresa para las normas
Debajo de los indicadores, la tarjeta "Perfil de cumplimiento" pide los datos con los que la base de datos de cumplimiento decide qué normas se aplican: mercados, si trata datos personales, empleados, facturación, total del balance, tamaño según el HGB, comité de empresa y más. Marque mercados, active o desactive las opciones, escriba cifras y elija "Guardar perfil". Después la tarjeta muestra las normas aplicables y "por revisar" cuando todavía falta un dato.
6. Aceptar la clase de tamaño sugerida
Mientras "Clase de tamaño según el HGB" esté vacía, la tarjeta "Perfil de cumplimiento" muestra "Clase de tamaño sugerida": la clase que resulta de su facturación, el total del balance y los empleados, la nota "derivado del § 267 HGB" y cada criterio frente a su límite ("no superado", "superado" o "falta"). Revísela y haga clic en "Aceptar". El dato muestra entonces "sugerencia aceptada (§ 267 HGB)". Un valor que usted haya introducido nunca se sobrescribe.
7. Describir sus productos
La tarjeta "Perfiles de cumplimiento de los productos" lista sus productos activos con el número de datos definidos. Haga clic en "Editar" en un producto para abrir su perfil de cumplimiento: tipos de producto, mercados, clases y características, agrupados en "Clasificación", "Datos y usuarios", "Técnica y energía", "Productos sanitarios" y "Sustancias y materias primas". Los campos vacíos no están definidos. Haga clic en "Guardar"; solo se guardan los datos que haya cambiado.
8. Explorar el grafo
Abra «Grafo de conocimiento» para ver normas, requisitos, documentos, plantillas y campos de datos, y cómo se relacionan.
9. Hacer una pregunta de cumplimiento
Abra «Comprobaciones» o pregunte a Brain en el chat, por ejemplo «¿Cumplimos la obligación de conservación del § 257 HGB?».
10. Ver lo que puede crear
Abra «Plantillas» para ver qué plantillas ya se pueden rellenar con sus datos y qué falta todavía.
11. Incorporar documentos antiguos
Abra «Importación» para subir documentos antiguos. La IA propone valores, y usted decide qué pasa a los datos de su empresa.
Campos y opciones
- Nodos del grafo
Normas, documentos, plantillas y campos que el grafo conoce de su empresa.
- Comprobaciones
Resultados de comprobaciones guardados, cada uno con sus fuentes.
- Plantillas listas
Plantillas cuyos datos necesarios están completos.
- Valores propuestos
Valores leídos de documentos importados que aún esperan su confirmación.
- Perfil de cumplimiento
Datos de su empresa que deciden qué normas se aplican, y las normas aplicables con ellos. Solo los miembros que pueden gestionar campos pueden cambiarlos.
- Perfiles de cumplimiento de los productos
Los datos de cumplimiento de cada producto activo, que deciden qué normas de producto se aplican, por ejemplo para productos sanitarios, equipos de radio o baterías. Solo los miembros que pueden gestionar campos pueden editarlos. Los miembros que solo pueden leer campos ven "Ver" en lugar de "Editar" y el perfil en modo de solo lectura.
- Clase de tamaño sugerida
Una propuesta para "Clase de tamaño según el HGB", derivada del § 267 HGB: una clase se aplica cuando como máximo uno de sus tres límites (total del balance, facturación, empleados) se supera. Si se introducen las cifras del ejercicio anterior, se comparan ambas fechas de cierre: si dan clases distintas, la clase anterior se mantiene hasta que la siguiente fecha confirme el cambio. Sin ellas solo cuentan sus cifras actuales, salvo en el año de constitución. Se comprueba la forma jurídica: un empresario individual, un e.K. o una GbR no reciben sugerencia, una KG u OHG recibe una nota para comprobar el § 264a HGB, y una sociedad orientada al mercado de capitales siempre es grande. Solo aparece mientras la clase está vacía, y "Aceptar" solo lo ven los miembros que pueden gestionar campos.
Consejos
- En el chat de Brain puede preguntar «¿Cumplimos el § 257 HGB?» o «¿De dónde procede nuestra condición de pago?». Brain usa el Company Brain para responder, con una fuente para cada afirmación.
Conviene saber
- Nada se escribe sin una persona. Los valores que la IA lee de los documentos son propuestas hasta que alguien los confirma. Un documento que el Company Brain ofrece crear es un borrador que espera en «Aprobaciones de IA».
- Cada afirmación de la IA va acompañada de su fuente: el documento, la página y una cita que aparece literalmente en él. Lo que la IA no puede probar se descarta o se muestra como «Desconocido».
- La IA comprueba y explica; no decide por sí sola sobre el cumplimiento. Un requisito es siempre «Cumplido», «Falta», «Conflicto» o «Desconocido», con motivos y fuentes.
- La base de datos de cumplimiento solo se lee, nunca se modifica. Solo ve los datos, documentos y campos que de todos modos puede ver.
- El Company Brain forma parte del paquete Brain.
Relacionado
- El grafo de conocimiento
Normas, requisitos, documentos, plantillas y campos de datos, cómo se relacionan y los documentos originales que hay detrás.
- Contrastar un requisito
Compruebe una norma con sus datos y documentos, con un estado y una fuente para cada afirmación.
- Brain de un vistazo
Qué es Brain, qué puede hacer y las reglas que sigue siempre.