Company Brain im Überblick

Wer kann das nutzen

• Jedes Mitglied mit einer festen Rolle: Inhaber, Administrator, Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf, Personal, Mitarbeiter, Nur Lesen und Compliance
• Prüfungen starten, Dokumente erstellen und importieren: Inhaber, Administrator und Buchhaltung

Schritte

1. 1. Die Quelle der Vorschriften prüfen

   Oben in der Übersicht steht der Zustand der Compliance Datenbank. "Compliance Datenbank verbunden" heißt, Vorschriften und Anforderungen kommen aus der Compliance Datenbank. "Beispieldaten" heißt, es werden einige Beispielvorschriften verwendet, bis sie verbunden ist. "Compliance Datenbank nicht verbunden" heißt, Prüfungen gegen Vorschriften sind noch nicht möglich; Ihre Firmendaten, Dokumente und Vorlagen funktionieren weiter.

2. 2. Den Umfang der Compliance Datenbank sehen

   Direkt unter dem Verbindungshinweis zeigt der Streifen "Compliance Datenbank", wie viel die Vorschriften hinter Ihren Antworten abdecken: Rechtspakete, Dokumente, Textabschnitte, Pflichten und Querverweise zwischen Vorschriften, mit dem Datum der letzten Aktualisierung. Über "Zur Bibliothek" blättern Sie darin.

3. 3. Sehen, welche Pflichten für Sie gelten

   Die Karte "Ihre Compliance" zählt die Pflichten für Ihr Unternehmen: "Gilt", "Trifft nicht zu" und "Anwendbarkeit unklar". Unter "Diese Angaben fehlen" stehen die Profilangaben, die die meisten unklaren Pflichten klären würden, jeweils mit der Zahl der Pflichten. Ein Klick führt zur Karte Compliance Profil. Dieselbe Übersicht gibt es als Widget "Ihre Compliance" auf Ihrer Startseite.

4. 4. Von der Kachel Brain aus starten

   Die Kachel Brain auf Ihrer Startseite öffnet die Startseite von Brain. Tippen Sie eine Frage in "Fragen Sie Ihr Unternehmen und das Recht", um sie an Brain zu senden, oder öffnen Sie über die Kacheln Company Brain, Bibliothek, Prüfungen, Auslöser, Graph oder Vorlagen. Ist Company Brain gebucht, ergänzt die Einrichtungsliste drei Schritte: "Compliance Profil ausfüllen", "Dokumente verbinden" und "Erste Compliance Prüfung ausführen".

5. 5. Ihre Firma für die Vorschriften beschreiben

   Unter den Kacheln fragt die Karte Compliance Profil nach den Angaben, nach denen die Compliance Datenbank entscheidet, welche Vorschriften gelten: Märkte, ob Sie personenbezogene Daten verarbeiten, Beschäftigte, Umsatz, Bilanzsumme, Größenklasse nach HGB, Betriebsrat und mehr. Märkte anklicken, Schalter umlegen, Zahlen eintragen und "Profil speichern" wählen. Danach zeigt die Karte die Vorschriften, die gelten, und "zu prüfen", wo noch eine Angabe fehlt.

6. 6. Die vorgeschlagene Größenklasse übernehmen

   Solange "Größenklasse nach HGB" leer ist, zeigt die Karte Compliance Profil "Vorschlag für die Größenklasse": die Klasse, die sich aus Umsatz, Bilanzsumme und Beschäftigten ergibt, den Hinweis "abgeleitet aus § 267 HGB" und jedes Merkmal gegen seine Grenze ("nicht überschritten", "überschritten" oder "fehlt"). Prüfen Sie den Vorschlag und klicken Sie auf "Übernehmen". Die Angabe zeigt dann "übernommener Vorschlag (§ 267 HGB)". Ein Wert, den Sie selbst eingetragen haben, wird nie überschrieben.

7. 7. Ihre Produkte beschreiben

   Die Karte mit den Compliance Profilen der Produkte listet Ihre aktiven Produkte mit der Zahl der gesetzten Angaben. Klicken Sie bei einem Produkt auf "Bearbeiten", um sein Compliance Profil zu öffnen: Produktarten, Märkte, Klassen und Merkmale, gruppiert in "Einordnung", "Daten und Nutzer", "Technik und Energie", "Medizinprodukte" und "Stoffe und Rohstoffe". Leere Felder sind nicht gesetzt. Klicken Sie auf "Speichern"; gespeichert werden nur die Angaben, die Sie geändert haben.

8. 8. Den Graphen erkunden

   Öffnen Sie "Wissensgraph", um Vorschriften, Anforderungen, Dokumente, Vorlagen und Datenfelder und ihre Verbindungen zu sehen.

9. 9. Eine Compliance Frage stellen

   Öffnen Sie "Prüfungen" oder fragen Sie Brain im Chat, zum Beispiel "Erfüllen wir die Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB?".

10. 10. Sehen, was sich erstellen lässt

    Öffnen Sie "Vorlagen", um zu sehen, welche Vorlagen sich aus Ihren Daten schon füllen lassen und was noch fehlt.

11. 11. Alte Dokumente übernehmen

    Öffnen Sie "Import", um Altdokumente hochzuladen. Die KI schlägt Werte vor, und Sie entscheiden, was in Ihre Firmendaten kommt.

Felder und Optionen

Knoten im Graph

Vorschriften, Dokumente, Vorlagen und Felder, die der Graph für Ihre Firma kennt.

Prüfungen

Gespeicherte Prüfergebnisse, jedes mit seinen Quellen.

Vorlagen bereit

Vorlagen, deren erforderliche Daten vollständig sind.

Vorgeschlagene Werte

Werte aus importierten Dokumenten, die noch auf Ihre Bestätigung warten.

Compliance Profil

Angaben zu Ihrer Firma, nach denen sich richtet, welche Vorschriften gelten, und die Vorschriften, die damit gelten. Ändern dürfen sie nur Mitglieder, die Felder verwalten.

Compliance Profile der Produkte

Die Compliance Angaben jedes aktiven Produkts, nach denen sich richtet, welche Produktvorschriften gelten, zum Beispiel für Medizinprodukte, Funkanlagen oder Batterien. Bearbeiten dürfen sie nur Mitglieder, die Felder verwalten. Mitglieder, die Felder nur lesen dürfen, sehen "Ansehen" statt "Bearbeiten" und das Profil nur lesend.

Vorschlag für die Größenklasse

Ein Vorschlag für "Größenklasse nach HGB", abgeleitet aus § 267 HGB: Eine Klasse gilt, wenn höchstens eine ihrer drei Grenzen (Bilanzsumme, Umsatz, Beschäftigte) überschritten ist. Sind die Vorjahreszahlen eingetragen, werden beide Abschlussstichtage verglichen: Ergeben sie unterschiedliche Klassen, bleibt die bisherige Klasse, bis der nächste Stichtag die Änderung bestätigt. Ohne sie zählen nur Ihre aktuellen Zahlen, außer im Gründungsjahr. Die Rechtsform wird geprüft: Ein Einzelunternehmen, e.K. oder eine GbR erhält keinen Vorschlag, eine KG oder OHG einen Hinweis, § 264a HGB zu prüfen, und eine kapitalmarktorientierte Gesellschaft ist immer groß. Er erscheint nur, solange die Größenklasse leer ist, und "Übernehmen" sehen nur Mitglieder, die Felder verwalten.

Tipps

• Im Brain Chat können Sie fragen "Erfüllen wir § 257 HGB?" oder "Woher kommt unsere Zahlungsbedingung?". Brain antwortet mit dem Company Brain, mit einer Quelle für jede Aussage.

Gut zu wissen

• Nichts wird ohne einen Menschen geschrieben. Werte, die die KI aus Dokumenten liest, sind Vorschläge, bis jemand sie bestätigt. Ein Dokument, das das Company Brain zum Erstellen anbietet, ist ein Entwurf, der in den KI Freigaben wartet.
• Jede Aussage der KI hat ihre Quelle: das Dokument, die Seite und ein Zitat, das wörtlich darin steht. Was die KI nicht belegen kann, wird verworfen oder als "Unklar" gezeigt.
• Die KI prüft und begründet; sie entscheidet nicht allein über Compliance. Eine Anforderung ist immer "Erfüllt", "Fehlt", "Widerspruch" oder "Unklar", mit Begründungen und Quellen.
• Die Compliance Datenbank wird nur gelesen, nie verändert. Sie sehen nur Daten, Dokumente und Felder, die Sie ohnehin sehen dürfen.
• Das Company Brain gehört zum Paket Brain.

Verwandte Seiten

• Der Wissensgraph

  Vorschriften, Anforderungen, Dokumente, Vorlagen und Datenfelder, wie sie zusammenhängen und die Originaldokumente dahinter.

• Eine Anforderung gegenprüfen

  Eine Vorschrift gegen Ihre Daten und Dokumente prüfen, mit einem Status und einer Quelle für jede Aussage.

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  Was Brain ist, was es kann und welche Regeln es immer einhält.