Altdokumente importieren
Alte Dokumente hochladen, die gefundenen Werte mit Seite und Sicherheit prüfen und übernehmen, was Sie bestätigen.
Company Brain, Import liest alte Unterlagen wie Finanzpläne, Preislisten oder Firmenprofile und schlägt Werte für Ihre Firmendaten vor: Firmenprofil, Zahlungsbedingungen, Produktpreise und Finanzwerte. Jeder Wert kommt mit dem Dokument, der Seite, einem Zitat, das wörtlich auf dieser Seite steht, und einer Sicherheit. Werte, die sich so nicht belegen lassen, werden verworfen.
Nichts wird in Ihre Firmendaten geschrieben, bevor Sie es freigeben. Übernommene Werte durchlaufen dieselben Prüfungen wie eine Änderung von Hand, und jedes Feld merkt sich, aus welchem Dokument und von welcher Seite es stammt.
Wer kann das nutzen
- Hochladen, prüfen und übernehmen: Inhaber, Administrator und Buchhaltung
- Importe sehen: auch Nur Lesen
Schritte
1. Hochladen
Wählen Sie unter "Altdokumente hochladen" eine oder mehrere Dateien. Jede Datei wird auf Viren geprüft und im Bereich "Company Brain" Ihrer Dokumente abgelegt. "Importe" listet sie mit ihrem Zustand: "Wartet", "Wird gelesen", "Fertig" oder "Fehlgeschlagen".
2. Prüfen
Klicken Sie "Prüfen". Die Werte sind nach "Firma", "Finanzen" und je Produkt gruppiert. Zu jedem Wert sehen Sie "Gefundener Wert", "Aktueller Wert" ("Noch nicht gesetzt", "Gleich" oder "Abweichend"), "Sicherheit" und "Quelle". Klicken Sie die Quelle an, um das Zitat zu sehen und das Dokument auf seiner Seite zu öffnen.
3. Korrigieren
Klicken Sie "Bearbeiten", um einen Wert zu korrigieren, und dann "Speichern". Korrigierte Werte sind mit "korrigiert" markiert.
4. Freigeben oder ablehnen
Wählen Sie Werte aus (oder "Alle auswählen" oder "Nur hohe Sicherheit") und klicken Sie "Freigeben und übernehmen" oder "Ablehnen".
5. Das Ergebnis sehen
Der Schritt "Ergebnis" zeigt, wie viele Werte übernommen wurden und welche Vorlagen jetzt bereit sind.
Felder und Optionen
- Vorschlag
Gefunden und wartet auf Ihre Entscheidung.
- Übernommen
In Ihre Firmendaten geschrieben.
- Freigegeben, nicht übernommen
Freigegeben, aber die Firmendaten haben den Wert abgelehnt (zum Beispiel wegen eines fehlenden Rechts); der Grund wird angezeigt.
- Abgelehnt
Nicht verwendet. Ein abgelehnter Wert wird nicht erneut vorgeschlagen, wenn das Dokument noch einmal gelesen wird.
Tipps
- Fragen Sie Brain "Woher kommt unsere Umsatzprognose?", um Dokument, Seite und Zitat eines Werts zu erhalten.
- Ein Produkt, das es noch nicht gibt, muss zuerst zugeordnet werden: Klicken Sie "Produkt zuordnen" und wählen Sie ein vorhandenes Produkt.
Gut zu wissen
- Von einem Dokument werden nur die ersten 60 Seiten gelesen.
- Die KI nutzt den KI Schlüssel Ihrer Firma. Ohne KI Modell zeigt der Import "Fehlgeschlagen" mit dem Grund; lesen Sie das Dokument erneut, sobald ein Schlüssel hinterlegt ist.
- Der Import legt nie neue Produkte an.
Verwandte Seiten
- Vorlagen und Bereitschaft
Sehen, welche Vorlagen Ihre Daten schon füllen, was fehlt, und ein Dokument erstellen, sobald eine Vorlage bereit ist.
- Eine Anforderung gegenprüfen
Eine Vorschrift gegen Ihre Daten und Dokumente prüfen, mit einem Status und einer Quelle für jede Aussage.