Company Brain i overblik
Hvordan Company Brain forbinder regler, virksomhedsdata, dokumenter og skabeloner, og de regler, den altid følger.
Company Brain forbinder fire ting i én vidensgraf: complianceregler og de krav, der følger af dem, jeres virksomhedsdata (virksomhedsprofil, produkter, priser, betalingsbetingelser og økonomiske værdier), jeres dokumenter og jeres skabeloner. Fordi alt hænger sammen, kan den svare på "overholder vi denne regel?" ved at følge reglen til dens krav, de data, kravene har brug for, og de dokumenter, der beviser dem, og den ved for hver skabelon, hvilke data den kræver, og hvor mange af dem I allerede har.
Åbn Brain fra appvælgeren, og vælg Company Brain i sidepanelet. Menuen har fem sider: "Oversigt", "Vidensgraf", "Kontroller", "Skabeloner" og "Import". Oversigt viser, om compliancedatabasen er forbundet, og hvad Company Brain allerede ved: "Knuder i grafen", "Kontroller", "Skabeloner klar" og "Foreslåede værdier".
Hvem kan bruge det
- Alle medlemmer med en indbygget rolle: Ejer, Administrator, Bogholder, Salg, Indkøb, HR chef, Medarbejder, Læser og Compliance
- Køre kontroller, oprette dokumenter og importere: Ejer, Administrator og Bogholder
Trin
1. Kontrollér kilden til reglerne
Øverst på Oversigt ser du compliancedatabasens tilstand. "Compliancedatabasen er forbundet" betyder, at regler og krav hentes fra compliancedatabasen. "Eksempeldata" betyder, at nogle eksempelregler bruges, indtil den er forbundet. "Compliancedatabasen er ikke forbundet" betyder, at kontrol mod regler endnu ikke er mulig; dine virksomhedsdata, dokumenter og skabeloner virker fortsat.
2. Se hvor stor compliance databasen er
Lige under forbindelsesmeddelelsen viser stribe "Compliance database", hvad reglerne bag dine svar dækker: retspakker, dokumenter, tekstafsnit, pligter og krydshenvisninger mellem bestemmelser, med datoen for seneste opdatering. Med "Til biblioteket" bladrer du i dem.
3. Se hvilke pligter der gælder for jer
Kortet "Din compliance" tæller pligterne for din virksomhed: "Gælder", "Gælder ikke" og "Anvendelighed uklar". Under "Disse oplysninger mangler" står de profiloplysninger, der ville afklare flest uklare pligter, hver med antallet. Et klik fører til kortet for compliance profilen. Den samme oversigt findes som widgetten "Din compliance" på din startside.
4. Start fra feltet Brain
Feltet Brain på din startside åbner Brains startside. Skriv et spørgsmål i "Spørg om din virksomhed og loven" for at sende det til Brain, eller åbn Company Brain, Bibliotek, Kontroller, Udløsere, Graf eller Skabeloner fra felterne. Når Company Brain er booket, tilføjer opsætningslisten tre trin: "Udfyld compliance profilen", "Forbind dokumenter" og "Kør en første compliance kontrol".
5. Beskriv virksomheden for reglerne
Under felterne spørger kortet Compliance profil efter de oplysninger, som compliance databasen bruger til at afgøre, hvilke regler der gælder: markeder, om I behandler personoplysninger, medarbejdere, omsætning, balancesum, størrelsesklasse efter HGB, samarbejdsudvalg og mere. Markér markeder, slå til eller fra, skriv tal og vælg "Gem profil". Kortet viser derefter de regler, der gælder, og "skal tjekkes", hvor en oplysning stadig mangler.
6. Acceptér den foreslåede størrelsesklasse
Så længe "Størrelsesklasse efter HGB" er tom, viser kortet Compliance profil "Foreslået størrelsesklasse": den klasse, der følger af jeres omsætning, balancesum og antal medarbejdere, bemærkningen "afledt af § 267 HGB" og hvert kriterium over for sin grænse ("ikke overskredet", "overskredet" eller "mangler"). Kontrollér forslaget, og klik på "Acceptér". Oplysningen viser derefter "accepteret forslag (§ 267 HGB)". En værdi, som I selv har indtastet, bliver aldrig overskrevet.
7. Beskriv jeres produkter
Kortet med produkternes complianceprofiler viser jeres aktive produkter med antallet af angivne oplysninger. Klik på "Redigér" ved et produkt for at åbne dets complianceprofil: produkttyper, markeder, klasser og egenskaber, grupperet i "Klassificering", "Data og brugere", "Teknik og energi", "Medicinsk udstyr" og "Stoffer og råvarer". Tomme felter er ikke angivet. Klik på "Gem"; kun de oplysninger, I har ændret, bliver gemt.
8. Udforsk grafen
Åbn "Vidensgraf" for at se regler, krav, dokumenter, skabeloner og datafelter, og hvordan de hænger sammen.
9. Stil et compliancespørgsmål
Åbn "Kontroller", eller spørg Brain i chatten, for eksempel "Opfylder vi opbevaringspligten efter § 257 HGB?".
10. Se, hvad du kan oprette
Åbn "Skabeloner" for at se, hvilke skabeloner dine data allerede kan udfylde, og hvad der stadig mangler.
11. Hent ældre dokumenter ind
Åbn "Import" for at uploade ældre dokumenter. AI'en foreslår værdier, og du bestemmer, hvad der kommer ind i virksomhedens data.
Felter og valgmuligheder
- Knuder i grafen
Regler, dokumenter, skabeloner og felter, som grafen kender for jeres virksomhed.
- Kontroller
Gemte kontrolresultater, hver med sine kilder.
- Skabeloner klar
Skabeloner, hvor alle nødvendige data findes.
- Foreslåede værdier
Værdier læst fra importerede dokumenter, som stadig venter på din bekræftelse.
- Compliance profil
Oplysninger om virksomheden, der afgør, hvilke regler der gælder, og de regler, der gælder med dem. Kun medlemmer, der må administrere felter, kan ændre dem.
- Produkternes complianceprofiler
Complianceoplysningerne for hvert aktivt produkt, der afgør, hvilke produktregler der gælder, for eksempel for medicinsk udstyr, radioudstyr eller batterier. Kun medlemmer, der må administrere felter, kan redigere dem. Medlemmer, der kun må læse felter, ser "Vis" i stedet for "Redigér" og profilen skrivebeskyttet.
- Foreslået størrelsesklasse
Et forslag til "Størrelsesklasse efter HGB", afledt af § 267 HGB: en klasse gælder, når højst én af dens tre grænser (balancesum, omsætning, ansatte) overskrides. Er sidste års tal indtastet, sammenlignes begge balancedage: giver de forskellige klasser, bevares den tidligere klasse, indtil næste balancedag bekræfter ændringen. Uden dem tæller kun dine aktuelle tal, undtagen i stiftelsesåret. Selskabsformen kontrolleres: en enkeltmandsvirksomhed, e.K. eller GbR får intet forslag, et KG eller OHG får en bemærkning om at kontrollere § 264a HGB, og et kapitalmarkedsorienteret selskab er altid stort. Det vises kun, så længe størrelsesklassen er tom, og "Acceptér" vises kun for medlemmer, der må administrere felter.
Tips
- I Brain chatten kan du spørge "Overholder vi § 257 HGB?" eller "Hvor kommer vores betalingsbetingelse fra?". Brain bruger Company Brain til at svare, med en kilde for hvert udsagn.
Godt at vide
- Intet skrives uden et menneske. Værdier, som AI'en læser fra dokumenter, er forslag, indtil nogen bekræfter dem. Et dokument, som Company Brain tilbyder at oprette, er et udkast, der venter blandt godkendelserne til AI.
- Hvert udsagn fra AI'en kommer med sin kilde: dokumentet, siden og et citat, der står ordret i det. Alt, hvad AI'en ikke kan bevise, kasseres eller vises som "Uklart".
- AI'en kontrollerer og forklarer; den afgør ikke selv, om noget overholder reglerne. Et krav er altid "Opfyldt", "Mangler", "Modstrid" eller "Uklart", med begrundelser og kilder.
- Compliancedatabasen læses kun og ændres aldrig. Du ser kun data, dokumenter og felter, som du alligevel må se.
- Company Brain er en del af pakken Brain.
Relateret
- Vidensgrafen
Regler, krav, dokumenter, skabeloner og datafelter, hvordan de hænger sammen, og de originale dokumenter bag dem.
- Kontrollér et krav
Kontrollér en regel mod dine data og dokumenter, med en status og en kilde for hvert udsagn.
- Brain i overblik
Hvad Brain er, hvad den kan, og de regler, den altid følger.