Company Brain en un coup d’œil
Comment le Company Brain relie règles, données de l’entreprise, documents et modèles, et les règles qu’il respecte toujours.
Le Company Brain relie quatre éléments dans un seul graphe de connaissances : les règles de conformité et les exigences qui en découlent, les données de votre entreprise (profil de l’entreprise, produits, prix, conditions de paiement et valeurs financières), vos documents et vos modèles. Comme tout est relié, il peut répondre à la question "respectons nous cette règle ?" en suivant la règle jusqu’à ses exigences, aux données dont elles ont besoin et aux documents qui les prouvent. Il sait aussi, pour chaque modèle, de quelles données il a besoin et lesquelles vous avez déjà.
Ouvrez Brain depuis le lanceur d’applications et choisissez Company Brain dans la barre latérale. Le menu compte cinq pages : "Aperçu", "Graphe de connaissances", "Vérifications", "Modèles" et "Import". L’aperçu indique si la base de conformité est connectée et ce que le Company Brain sait déjà : "Nœuds du graphe", "Vérifications", "Modèles prêts" et "Valeurs proposées".
Qui peut l’utiliser
- Tout membre ayant un rôle prédéfini : Propriétaire, Administrateur, Comptable, Ventes, Achats, Responsable RH, Salarié, Lecteur et Conformité
- Lancer des vérifications, créer des documents et importer : Propriétaire, Administrateur et Comptable
Étapes
1. Vérifier la source des règles
En haut de l’aperçu, vous voyez l’état de la base de conformité. "Base de conformité connectée" signifie que les règles et les exigences proviennent de la base de conformité. "Données d'exemple" signifie que quelques règles d’exemple sont utilisées jusqu’à sa connexion. "Base de conformité non connectée" signifie que les vérifications par rapport aux règles ne sont pas encore possibles ; vos données d’entreprise, documents et modèles continuent de fonctionner.
2. Voir la taille de la base de conformité
Juste sous l'avis de connexion, le bandeau "Base de conformité" montre ce que couvrent les règles derrière vos réponses : paquets juridiques, documents, sections de texte, obligations et renvois entre dispositions, avec la date de la dernière mise à jour. "Vers la bibliothèque" permet de les parcourir.
3. Voir quelles obligations vous concernent
La carte "Votre conformité" compte les obligations de votre entreprise : "S'applique", "Non applicable" et "Applicabilité incertaine". Sous "Ces informations manquent", elle liste les données de profil qui trancheraient le plus d'obligations incertaines, avec leur nombre. Un clic mène à la carte du profil de conformité. La même vue existe comme widget "Votre conformité" sur votre page d'accueil.
4. Démarrer depuis la tuile Brain
La tuile Brain de votre page d'accueil ouvre la page de démarrage de Brain. Saisissez une question dans "Interrogez votre entreprise et le droit" pour l'envoyer à Brain, ou ouvrez Company Brain, Bibliothèque, Vérifications, Déclencheurs, Graphe ou Modèles depuis les tuiles. Si Company Brain est réservé, la liste de configuration ajoute trois étapes : "Remplir le profil de conformité", "Connecter des documents" et "Lancer une première vérification de conformité".
5. Décrire votre entreprise pour les règles
Sous les indicateurs, la carte "Profil de conformité" demande les informations qui permettent à la base de conformité de décider quelles règles s'appliquent : marchés, traitement de données personnelles, effectif, chiffre d'affaires, total du bilan, taille selon le HGB, comité d'entreprise et plus. Cochez les marchés, activez ou désactivez les options, saisissez les chiffres et choisissez "Enregistrer le profil". La carte affiche ensuite les règles applicables, et "à vérifier" lorsqu'une information manque encore.
6. Accepter la catégorie de taille suggérée
Tant que "Catégorie de taille selon le HGB" est vide, la carte "Profil de conformité" affiche "Catégorie de taille suggérée" : la catégorie qui découle de votre chiffre d'affaires, du total du bilan et de l'effectif, la mention "déduit du § 267 HGB" et chaque critère face à son seuil ("non dépassé", "dépassé" ou "manquant"). Vérifiez la et cliquez sur "Accepter". L'information affiche alors "suggestion acceptée (§ 267 HGB)". Une valeur que vous avez saisie n'est jamais écrasée.
7. Décrire vos produits
La carte "Profils de conformité des produits" liste vos produits actifs avec le nombre d'informations renseignées. Cliquez sur "Modifier" pour un produit afin d'ouvrir son profil de conformité : types de produit, marchés, classes et caractéristiques, regroupés en "Classification", "Données et utilisateurs", "Technique et énergie", "Dispositifs médicaux" et "Substances et matières premières". Les champs vides ne sont pas renseignés. Cliquez sur "Enregistrer" ; seules les informations modifiées sont enregistrées.
8. Explorer le graphe
Ouvrez "Graphe de connaissances" pour voir les règles, exigences, documents, modèles et champs de données, ainsi que leurs liens.
9. Poser une question de conformité
Ouvrez "Vérifications" ou demandez à Brain dans le chat, par exemple "Respectons nous l’obligation de conservation du § 257 HGB ?".
10. Voir ce que vous pouvez créer
Ouvrez "Modèles" pour voir quels modèles vos données permettent déjà de remplir et ce qui manque encore.
11. Reprendre d’anciens documents
Ouvrez "Import" pour téléverser d’anciens documents. L’IA propose des valeurs, et vous décidez de ce qui entre dans vos données d’entreprise.
Champs et options
- Nœuds du graphe
Les règles, documents, modèles et champs que le graphe connaît pour votre entreprise.
- Vérifications
Les résultats de vérification enregistrés, chacun avec ses sources.
- Modèles prêts
Les modèles dont toutes les données nécessaires sont disponibles.
- Valeurs proposées
Les valeurs lues dans des documents importés qui attendent encore votre confirmation.
- Profil de conformité
Les informations sur votre entreprise qui décident des règles applicables, et les règles qui s'appliquent. Seuls les membres qui gèrent les champs peuvent les modifier.
- Profils de conformité des produits
Les informations de conformité de chaque produit actif, qui décident des règles produit applicables, par exemple pour les dispositifs médicaux, les équipements radio ou les batteries. Seuls les membres qui gèrent les champs peuvent les modifier. Les membres qui peuvent seulement lire les champs voient "Voir" au lieu de "Modifier" et le profil en lecture seule.
- Catégorie de taille suggérée
Une proposition pour "Catégorie de taille selon le HGB", déduite du § 267 HGB : une catégorie s'applique lorsqu'au plus une de ses trois limites (total du bilan, chiffre d'affaires, salariés) est dépassée. Si les chiffres de l'exercice précédent sont saisis, les deux dates de clôture sont comparées : si elles donnent des catégories différentes, la catégorie précédente reste jusqu'à ce que la date suivante confirme le changement. Sans eux, seuls vos chiffres actuels comptent, sauf l'année de création. La forme juridique est vérifiée : une entreprise individuelle, un e.K. ou une GbR ne reçoit pas de suggestion, une KG ou OHG reçoit une remarque pour vérifier le § 264a HGB, et une société orientée marché des capitaux est toujours grande. Elle n'apparaît que tant que la catégorie est vide, et "Accepter" n'est visible que pour les membres qui peuvent gérer les champs.
Conseils
- Dans le chat Brain, vous pouvez demander "Respectons nous le § 257 HGB ?" ou "D’où vient notre délai de paiement ?". Brain s’appuie sur le Company Brain pour répondre, avec une source pour chaque affirmation.
Bon à savoir
- Rien n’est écrit sans intervention humaine. Les valeurs que l’IA lit dans les documents restent des propositions jusqu’à ce que quelqu’un les confirme. Un document que le Company Brain propose de créer est un brouillon qui attend dans "Validations IA".
- Chaque affirmation de l’IA est accompagnée de sa source : le document, la page et une citation qui y figure mot pour mot. Tout ce que l’IA ne peut pas prouver est écarté ou affiché comme "Inconnu".
- L’IA vérifie et explique ; elle ne décide pas seule de la conformité. Une exigence est toujours "Respecté", "Manquant", "Contradiction" ou "Inconnu", avec des justifications et des sources.
- La base de conformité est uniquement lue, jamais modifiée. Vous ne voyez que les données, documents et champs que vous avez de toute façon le droit de voir.
- Le Company Brain fait partie du package Brain.
Voir aussi
- Le graphe de connaissances
Règles, exigences, documents, modèles et champs de données, leurs liens et les documents originaux qui se trouvent derrière.
- Vérifier une exigence
Vérifier une règle par rapport à vos données et documents, avec un statut et une source pour chaque affirmation.
- Brain en un coup d’œil
Ce qu’est Brain, ce qu’il sait faire et les règles qu’il respecte toujours.