Documentation BizCortex

Confirmer les propositions de Brain

Fonctionnement des modifications proposées : cartes de confirmation, statuts, expiration et étape de sécurité supplémentaire.

Brain ne modifie jamais les données de lui même. Lorsqu’une tâche nécessite une modification, Brain la prépare sous forme de proposition et affiche une carte de confirmation dans le chat. La modification ne s’exécute que lorsque vous cliquez sur "Confirmer". Elle s’exécute alors avec votre propre session, exactement comme si vous aviez cliqué vous même sur le bouton dans BizCortex : tous les contrôles s’appliquent donc.

Cette règle est intégrée à BizCortex lui même, et pas seulement aux instructions données à l’IA. Une proposition ne peut pas être exécutée par l’IA, par un autre utilisateur, ni deux fois.

Qui peut l’utiliser

  • Tout membre ayant un rôle prédéfini : Propriétaire, Administrateur, Comptable, Ventes, Achats, Responsable RH, Salarié, Lecteur et Conformité
  • Les membres ayant un rôle personnalisé, uniquement si ce rôle inclut l’autorisation de chat Brain

Étapes

  1. 1. Lire la carte

    La carte affiche un badge indiquant le type de modification (Créer, Modifier, Supprimer, Approuver ou Envoyer), un court résumé et les champs les plus importants. Jusqu’à 6 champs sont affichés ; cliquez sur "Détails" pour voir les autres ("+ N champs de plus").

  2. 2. Confirmer

    Cliquez sur "Confirmer" pour exécuter la modification. Pour les modifications qu’on ne peut pas simplement annuler (Supprimer, Approuver et Envoyer), une seconde boîte de dialogue demande "Exécuter vraiment cette action ?" et avertit que l’action peut être irréversible. Cliquez sur "Oui, exécuter" pour continuer. La carte affiche "Exécution …" puis le résultat.

  3. 3. Refuser

    Cliquez sur "Refuser" si vous ne voulez pas de la modification. Brain en est informé et poursuit la conversation.

  4. 4. Ouvrir le résultat

    Lorsque la modification a créé ou modifié un enregistrement, cliquez sur "Ouvrir" sur la carte pour y accéder.

Champs et options

En attente de confirmation

La proposition vous attend. La carte affiche "Expire dans …".

Terminé

Vous avez confirmé et la modification s’est exécutée avec succès.

Échoué

Vous avez confirmé, mais BizCortex a refusé la modification, par exemple parce qu’un champ obligatoire manquait ou qu’une règle l’a bloquée. Brain voit l’erreur et peut proposer une correction.

Refusé

Vous avez refusé la proposition. Rien n’a été modifié.

Expiré

Personne n’a confirmé la proposition à temps. Rien n’a été modifié. Redemandez à Brain si vous le souhaitez toujours.

Types de modification

Créer et Modifier sont des modifications normales. Supprimer, Approuver (ce qui comprend libérer, comptabiliser, passer une écriture et soumettre) et Envoyer (ce qui comprend expédier, transmettre et envoyer par courrier) sont considérés comme irréversibles et nécessitent la seconde étape de confirmation.

Conseils

  • Lisez toujours les champs de la carte avant de confirmer, en particulier les montants, les dates et les destinataires.
  • Si un élément de la carte est erroné, refusez la et indiquez à Brain ce qu’il faut changer.

Bon à savoir

  • Par défaut, une proposition expire au bout de 30 minutes.
  • Les modifications effectuées via Brain apparaissent dans le journal d’audit avec la mention qu’elles ont été faites via Brain, accompagnées de la conversation.
  • Une règle des quatre yeux continue de s’appliquer. Si un document doit être approuvé par une seconde personne, Brain ne peut pas contourner cette étape.

Voir aussi