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Références de champs dans les documents

Insérez une fois des données de l’entreprise dans les pages wiki et les modèles de page, et chaque document affiche la valeur actuelle.

Une référence de champ place une donnée de l’entreprise dans un document au lieu d’en insérer une copie. Lorsque la valeur change dans vos données d’entreprise, chaque document qui y fait référence affiche la nouvelle valeur, sans que le document soit modifié. Il en existe deux sortes : une référence explicite nomme le champ, par exemple {{field:company.payment_type}}, et une référence abstraite nomme une notion, par exemple {{concept:payment_terms}}, que votre entreprise associe à un champ.

Dans une page wiki, une référence s’affiche sous forme de puce avec la valeur actuelle. Une valeur manquante s’affiche sous forme de puce d’avertissement avec le nom du champ entre crochets et renvoie à l’endroit où le champ est renseigné.

Qui peut l’utiliser

  • Insérer des références : tout membre autorisé à modifier la page
  • Lire les valeurs : tout membre ayant un rôle prédéfini, pour les champs qu’il a le droit de voir
  • Associer une notion à un autre champ : propriétaires et administrateurs

Étapes

  1. 1. Insérer un champ

    Dans l’éditeur de page, tapez {{ ou choisissez "Insérer un champ" dans le menu /. La liste affiche d’abord les notions, puis les champs, chacun avec sa valeur actuelle. Tapez pour filtrer par nom, champ ou valeur, puis choisissez une entrée. La référence est insérée sous forme de puce.

  2. 2. Lire la puce

    Survolez la puce pour voir le champ et la source de sa valeur ; pour une notion, la fiche indique aussi "Utilise le champ …". "Définir la valeur" ouvre l’endroit où le champ est saisi, "Voir l’origine" ouvre le champ dans le graphe de connaissances du Company Brain, et pour une notion "Voir l’association" ouvre la notion dans la carte "Notions".

  3. 3. Compléter une valeur manquante

    Cliquez sur une puce d’avertissement ou sur "Définir la valeur" dans sa fiche. L’endroit où le champ est saisi s’ouvre, par exemple les paramètres de l’entreprise, les conditions de paiement ou le profil de conformité dans l’aperçu du Company Brain. Enregistrez la valeur et revenez à la page : la puce affiche la nouvelle valeur. La page elle même n’est pas modifiée.

  4. 4. Associer une notion

    Ouvrez la vue d’ensemble du Company Brain. La carte "Notions" liste chaque notion avec son espace réservé, par exemple {{concept:payment_terms}}, le champ qu’elle utilise actuellement et la valeur actuelle de ce champ. "Par défaut" signifie que la notion utilise son champ standard, par exemple la notion Conditions de paiement utilise le champ Conditions de paiement. "Association de l’entreprise" signifie que votre entreprise a choisi un autre champ ; en dessous, vous voyez quel serait le champ par défaut. En tant que propriétaire ou administrateur, choisissez un autre champ à côté de la notion et cliquez sur "Enregistrer". Chaque document avec cette notion affiche alors la valeur du nouveau champ. "Rétablir la valeur par défaut" supprime l’association, et la notion utilise de nouveau son champ standard. Sans ce droit, la carte est en lecture seule. Vous pouvez aussi le demander à Brain, par exemple "Associe la notion conditions de paiement au champ mode de paiement", et confirmer la proposition.

  5. 5. Suivre la page sous Modèles

    Company Brain, Modèles liste chaque page wiki contenant des références comme "Page wiki", avec les données déjà présentes et celles qui manquent encore. "Renseigner" à côté d’une donnée manquante ouvre l’endroit où elle est saisie, et "Ouvrir la page" ouvre la page wiki. Une page wiki n’est jamais créée à partir de là, car elle affiche toujours ses valeurs en direct.

  6. 6. Réutiliser la page comme modèle

    Choisissez "Enregistrer comme modèle" dans le menu de la page. Les références restent dans le modèle, si bien que chaque page créée à partir de lui affiche aussi les valeurs actuelles.

  7. 7. Exporter

    Les exports (PDF, Markdown, HTML et l’export d’espace) contiennent les valeurs au moment de l’export, lues avec les droits de la personne qui exporte. Une valeur manquante est exportée sous la forme [Libellé].

Champs et options

Champ

Une donnée de l’entreprise, par exemple Mode de paiement ou Nom de l’entreprise.

Notion

Un nom général comme Conditions de paiement ou Direction que votre entreprise associe à un champ. "Utilise le champ …" sur la fiche indique lequel.

Puce d’avertissement

Le champ existe mais n’a pas encore de valeur. La puce affiche le nom du champ entre crochets et renvoie à l’endroit où il est renseigné.

Non visible

Vous n’avez pas le droit de voir ce champ ; la valeur est masquée.

pas encore de valeur

Affiché dans la liste lorsqu’un champ ou une notion n’a pas encore de valeur. Vous pouvez quand même l’insérer.

Bon à savoir

  • Les valeurs sont toujours lues avec vos propres autorisations.
  • Une puce charge sa valeur à l’ouverture de la page et de nouveau lorsque vous revenez dans la fenêtre du navigateur, au plus toutes les 30 secondes. Si la valeur actuelle ne peut pas être chargée, la puce affiche la valeur au moment de son insertion.
  • La liste propose les champs de l’entreprise et les notions. Les champs qui ont une valeur par produit, client ou salarié ne sont pas proposés.
  • La carte "Notions" ne propose que des champs adaptés : les champs de l’entreprise pour une notion de l’entreprise, et les champs d’un produit pour la notion Prix du produit.

Voir aussi