BizCortex Dokumentation

EMail Kampagnen

Einmal eine Vorlage schreiben; der Agent passt sie für jeden Kontakt und Kunden an, Sie geben frei, er sendet und fasst nach.

Eine EMail Kampagne ist das schriftliche Gegenstück zur Anrufkampagne. Sie schreiben die EMails als Vorlage mit Platzhaltern wie {{ company.name }}. Der Agent füllt sie für jeden Empfänger aus und schreibt die KI Felder aus seiner Recherche. Sie lesen jede EMail, ändern, was Sie möchten, und geben alle auf einmal frei. Die EMails gehen an Werktagen innerhalb der Versandzeiten raus, und Nachfass Schritte folgen von selbst, bis die Person antwortet, die Adresse unzustellbar ist oder sie sich abmeldet.

Wer kann das nutzen

  • Inhaber
  • Administrator
  • Vertrieb (Freigeben und Senden braucht das Recht für ausgehende EMails)
  • Compliance (nur Prüfung, Lesen)
  • Nur Lesen (Lesen)

Schritte

  1. 1. Kampagne anlegen

    Öffnen Sie Kampagnen und klicken Sie auf "Kampagne anlegen". Wählen Sie den Kanal "EMail", geben Sie Name, Sprache und "Max. EMails pro Tag" ein. Klicken Sie auf "Kampagne anlegen". Die Kampagnenseite öffnet sich.

  2. 2. Vorlage schreiben

    Schreiben Sie im Reiter "Vorlage" Betreff und Text von Schritt 1. Ein Klick auf einen Platzhalter fügt ihn an der Cursorposition ein. Mit "Nachfass Schritt hinzufügen" legen Sie weitere Schritte an und bestimmen, nach wie vielen Werktagen ohne Antwort jeder gesendet wird. Die Vorschau rechts zeigt Beispieldaten. Klicken Sie auf "Vorlage speichern".

  3. 3. KI Felder anlegen

    Fügen Sie unter "KI Felder" ein Feld hinzu, geben Sie ihm einen Namen (zum Beispiel opener) und eine Anweisung (zum Beispiel "Ein Satz über eine aktuelle Entwicklung in der Firma"). Setzen Sie es als {{ ai.opener }} in den Text. Der Agent schreibt es für jeden Empfänger aus seiner Recherche und den gespeicherten Daten.

  4. 4. Empfänger hinzufügen

    Klicken Sie im Reiter "Empfänger & Prüfung" auf "Kontakte hinzufügen" oder "Kunden hinzufügen". Bei Kunden haken Sie "Bestandskundenausnahme (§ 7 Abs. 3 UWG) liegt vor" an, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind; das wird als Rechtsgrundlage gespeichert.

  5. 5. Den Agenten schreiben lassen

    Klicken Sie auf "EMails schreiben". Der Agent recherchiert jeden Empfänger und schreibt alle Schritte. Wer nicht angeschrieben werden darf oder wem ein Wert fehlt, erscheint als blockiert mit dem Grund.

  6. 6. Prüfen

    Öffnen Sie einen Empfänger, um die EMails und die KI Werte zu lesen. Mit "Bearbeiten" ändern Sie eine EMail, mit "Neu schreiben" lässt der Agent sie neu verfassen, oder Sie entfernen den Empfänger.

  7. 7. Freigeben und senden

    Klicken Sie auf "N Empfänger freigeben und senden" und bestätigen Sie. Später hinzugefügte Empfänger geben Sie genauso frei, auch während die Kampagne läuft. Mit "Pausieren" stoppen Sie den Versand; erneutes Freigeben setzt ihn fort.

  8. 8. Ergebnisse verfolgen

    Der Reiter "Ergebnisse" zeigt Gesendet, Geantwortet, Unzustellbar und Abgemeldet, die EMails pro Schritt und warum Empfänger beendet wurden. Antworten landen im Antworten Postfach.

Felder und Optionen

Platzhalter

Ansprechpartner (Anrede, Vorname, Nachname, voller Name, Position, EMail), Firma (Name, Website, Ort, Branche), Kunde (Nummer, Name), Absender, Ihr Unternehmen, Recherche und die KI Felder. Ein fehlender Wert blockiert den Empfänger; mit {{ contact.first_name | default("") }} wird er optional.

Max. EMails pro Tag

1 bis 5000 pro Versandtag. Versand Montag bis Freitag, 08:00 bis 17:00 Uhr in der Zeitzone des Empfängers, etwa 90 Sekunden Abstand.

Schritte

Bis zu 5. Schritt 1 geht mit der Freigabe raus, jeder weitere 1 bis 30 Werktage nach dem vorigen.

Empfängerstatus

nicht geschrieben, wird geschrieben, wartet auf Freigabe, freigegeben und wartet auf Versand, blockiert, läuft, fertig, beendet.

Gut zu wissen

  • Angeschrieben werden nur Kontakte mit EMail Einwilligung und Kunden mit bestätigter Bestandskundenausnahme. Die Einwilligung wird beim Schreiben und direkt vor jeder EMail erneut geprüft.
  • Signatur, Abmeldelink und Datenschutzhinweis stehen automatisch unter jeder EMail und lassen sich nicht entfernen.
  • Eine Antwort, eine unzustellbare Adresse, eine Abmeldung oder ein gebuchter Termin beendet die restlichen Schritte für diese Person.
  • Die Vorlage lässt sich nur vor der Freigabe ändern. Einzelne EMails können bearbeitet werden, bis sie eingeplant sind.

Verwandte Seiten

  • Kampagnen

    Kontakte bündeln und die Anrufe über das erlaubte Anrufzeitfenster verteilen.

  • Antworten auf Nachfass EMails

    Was Kontakte geantwortet haben, was der Agent daraus gelesen und bereits getan hat und was Sie prüfen sollten.

  • Rechtsgrundlage und Einwilligung

    Den Anlass für einen Anruf dokumentieren (§7 UWG) und eine ausdrückliche Einwilligung für EMails festhalten.