BizCortex Dokumentation

Reisekosten und Auslagenabrechnungen

Wie Mitarbeiter Auslagen abrechnen und wie Abrechnungen genehmigt, gebucht und ausgezahlt werden.

Mitarbeiter rechnen Reisekosten und Auslagen in Mein Bereich, Meine Auslagen ab. HR und Finanzen arbeiten mit allen Abrechnungen unter Personal, Reisekosten & Auslagen, Abrechnungen. Eine Abrechnung hat einen Titel, einen Zweck und Positionen. Beim ersten Einreichen erhält sie eine Nummer aus AE, Jahr und einem fünfstelligen Zähler.

Eine Abrechnung durchläuft diese Status: Entwurf, Eingereicht, Von Führungskraft genehmigt, Genehmigt, Gebucht und Bezahlt, oder Abgelehnt. Zwei verschiedene Personen müssen genehmigen: zuerst die Führungskraft, dann die Finanzbuchhaltung. Niemand kann die eigene Abrechnung genehmigen oder ablehnen.

Reisekosten und Auslagenabrechnungen
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Wer kann das nutzen

  • Alle Mitarbeiter (Mein Bereich, Meine Auslagen)
  • Führungskräfte (Mein Bereich, Auslagen meines Teams)
  • Personal (Schritt der Führungskraft, Abrechnungen für Mitarbeiter)
  • Buchhaltung (Finanzschritt, Buchung, Auszahlung)
  • Inhaber
  • Administrator

Schritte

  1. 1. Abrechnung anlegen

    Klicken Sie in Mein Bereich, Meine Auslagen auf "Neue Abrechnung". Geben Sie einen Titel (zum Beispiel Kundentermin Berlin) und einen Zweck ein. HR kann unter Abrechnungen auf "Abrechnung für Mitarbeiter" klicken und den Mitarbeiter wählen.

  2. 2. Positionen hinzufügen

    Klicken Sie auf "Position hinzufügen", wählen Sie eine Kategorie und geben Sie eine Beschreibung ein. Die Kategorie bestimmt die Art der Position: Beleg, Kilometerpauschale oder Verpflegungsmehraufwand. Siehe die Seite Positionen einer Abrechnung.

  3. 3. Belege hochladen

    Klicken Sie in einer Position auf die Büroklammer ("Beleg hochladen") und wählen Sie ein PDF oder Bild. Die Spalte Beleg zeigt eine Schaltfläche zum Herunterladen oder "Beleg fehlt".

  4. 4. Einreichen

    Klicken Sie auf Einreichen. Die Abrechnung braucht mindestens eine Position und jeden erforderlichen Beleg; sonst ist die Schaltfläche deaktiviert und zeigt den Hinweis auf fehlende Belege. Ihre direkte Führungskraft wird benachrichtigt.

  5. 5. Schritt der Führungskraft

    Die Führungskraft öffnet Mein Bereich, Auslagen meines Teams (der Filter steht auf Eingereicht), klickt auf Ansehen, prüft die Abrechnung und klickt dann auf Genehmigen oder Ablehnen. HR kann diesen Schritt auf der Abrechnungsseite mit "Genehmigen (Vorgesetzter)" erledigen.

  6. 6. Finanzschritt

    Die Finanzbuchhaltung klickt auf "Freigeben (Finanzbuchhaltung)". Das muss eine andere Person sein als die, die den Schritt der Führungskraft genehmigt hat. Ist ein Schwellenwert für die Freigabe durch die Finanzbuchhaltung festgelegt und liegt die Summe der Abrechnung nicht darüber, entfällt dieser Schritt.

  7. 7. Buchen

    Ist "Nach Freigabe automatisch buchen" eingeschaltet (Standard), wird die Abrechnung sofort gebucht. Andernfalls klickt die Finanzbuchhaltung auf Buchen. Die Abrechnung zeigt den Link "Buchungssatz anzeigen".

  8. 8. Auszahlen

    Zahlen Sie die Abrechnung über die Seite SEPA Auszahlung aus oder klicken Sie in der Abrechnung auf "Als ausgezahlt buchen". Die Abrechnung wird zu Bezahlt.

  9. 9. Abgelehnte Abrechnungen

    Eine Ablehnung braucht einen Grund. Der Grund wird in Rot auf der Abrechnung angezeigt, die Abrechnung ist wieder bearbeitbar und der Mitarbeiter kann sie erneut einreichen.

Felder und Optionen

Netto, USt, Brutto

Summen aller Positionen.

Verrechneter Vorschuss

Ausgezahlte Vorschüsse, die beim Buchen mit dieser Abrechnung verrechnet wurden.

Auszahlungsbetrag

Brutto abzüglich verrechneter Vorschüsse.

Tipps

  • Hat Ihr Administrator einen Freigabeworkflow für Auslagenabrechnungen eingerichtet, wird die Abrechnung über den Freigabeeingang genehmigt statt über die eingebauten Schaltflächen. Eine fertige Vorlage leitet zuerst an die Führungskraft und dann an die Buchhaltung weiter.
  • Filtern Sie die Liste in HR mit "Alle Status" und der Mitarbeiterauswahl.

Gut zu wissen

  • Nur Entwürfe und abgelehnte Abrechnungen können geändert werden. Nur Entwürfe, die nie eingereicht wurden, können gelöscht werden.
  • Titel und Zweck lassen sich nach dem Anlegen der Abrechnung in der Oberfläche nicht mehr bearbeiten.
  • Eine Erstattung über die Lohnabrechnung ist noch nicht verfügbar. Abrechnungen werden per SEPA Überweisung ausgezahlt oder als bezahlt erfasst.
  • Alle Benachrichtigungen werden innerhalb von BizCortex angezeigt. Es werden keine EMails versendet.

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