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Frais de déplacement et notes de frais

Comment les salariés déclarent leurs frais et comment les notes de frais sont approuvées, comptabilisées et payées.

Les salariés déclarent leurs frais de déplacement et autres dépenses dans Mon espace, Mes notes de frais. Les RH et la finance traitent toutes les notes de frais dans Personnel, Déplacements et notes de frais, Notes de frais. Une note de frais comporte un titre, un objet et des lignes. Elle reçoit lors de la première soumission un numéro composé de AE, de l’année et d’un compteur à cinq chiffres.

Une note de frais passe par les statuts suivants : Brouillon, Soumise, Approuvée par le responsable, Approuvée, Comptabilisée et Payée, ou Refusée. Deux personnes différentes doivent approuver : d’abord le responsable, puis la finance. Personne ne peut approuver ni refuser sa propre note de frais.

Frais de déplacement et notes de frais
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Qui peut l’utiliser

  • Chaque salarié (Mon espace, Mes notes de frais)
  • Responsables (Mon espace, Notes de frais de mon équipe)
  • Responsable RH (étape responsable, notes de frais pour des salariés)
  • Comptable (étape financière, comptabilisation, paiement)
  • Propriétaire
  • Administrateur

Étapes

  1. 1. Créer une note de frais

    Dans Mon espace, Mes notes de frais, cliquez sur "Nouvelle note de frais". Saisissez un titre (par exemple rendez vous client à Berlin) et un objet. Les RH peuvent cliquer sur "Note de frais pour un salarié" dans Notes de frais et choisir le salarié.

  2. 2. Ajouter des lignes

    Cliquez sur "Ajouter une ligne", choisissez une catégorie et saisissez une description. La catégorie détermine le type de ligne : Justificatif, Indemnité kilométrique ou Indemnité de repas (forfait journalier). Voir la page Lignes de frais.

  3. 3. Téléverser les justificatifs

    Cliquez sur le trombone d’une ligne ("Téléverser un justificatif") et choisissez un PDF ou une image. La colonne Justificatif affiche un bouton de téléchargement ou "Justificatif manquant".

  4. 4. Soumettre

    Cliquez sur Soumettre. La note de frais doit comporter au moins une ligne et tous les justificatifs requis ; sinon le bouton est désactivé et affiche "Justificatifs manquants". Votre responsable direct est averti.

  5. 5. Étape responsable

    Le responsable ouvre Mon espace, Notes de frais de mon équipe (le filtre démarre sur Soumise), clique sur Afficher pour contrôler la note de frais, puis sur Approuver ou Refuser. Les RH peuvent réaliser cette étape sur la page de la note de frais avec "Approuver (étape responsable)".

  6. 6. Étape financière

    La finance clique sur "Approuver (finance)". Il doit s’agir d’une autre personne que celle qui a approuvé l’étape responsable. Si un seuil d’approbation financière est défini et que le total de la note de frais ne le dépasse pas, cette étape est ignorée.

  7. 7. Comptabiliser

    Si "Comptabiliser automatiquement après approbation" est activé (par défaut), la note de frais est comptabilisée immédiatement. Sinon, la finance clique sur Comptabiliser. La note de frais affiche un lien "Afficher l’écriture comptable".

  8. 8. Payer

    Payez la note de frais via la page de paiement SEPA ou cliquez sur "Enregistrer le paiement" dans la note de frais. Celle ci passe au statut Payée.

  9. 9. Notes de frais refusées

    Un refus nécessite un motif. Le motif s’affiche en rouge sur la note de frais, celle ci redevient modifiable et le salarié peut la soumettre de nouveau.

Champs et options

Net, TVA, Brut

Totaux de toutes les lignes.

Avance imputée

Avances versées qui ont été imputées sur cette note de frais lors de sa comptabilisation.

Montant à payer

Brut moins les avances imputées.

Conseils

  • Si votre administrateur a configuré un circuit de validation pour les notes de frais, la note de frais est approuvée via la boîte de validations au lieu des boutons intégrés. Un modèle prêt à l’emploi transmet d’abord au responsable, puis aux comptables.
  • Filtrez la liste RH avec "Tous les statuts" et le sélecteur de salarié.

Bon à savoir

  • Seuls les brouillons et les notes de frais refusées peuvent être modifiés. Seuls les brouillons jamais soumis peuvent être supprimés.
  • Le titre et l’objet ne peuvent plus être modifiés à l’écran une fois la note de frais créée.
  • Le remboursement via la paie n’est pas encore disponible. Les notes de frais sont payées par virement SEPA ou enregistrées comme payées.
  • Toutes les notifications s’affichent dans BizCortex. Aucun email n’est envoyé.

Voir aussi