Lignes de frais : justificatifs, indemnités kilométriques et indemnités de repas
Comment chaque type de ligne de frais est saisi et calculé.
Chaque ligne possède une catégorie et une description de 500 caractères au maximum. Les utilisateurs RH peuvent aussi définir un centre de coûts par ligne. Le type de la catégorie détermine les champs de la ligne.
Qui peut l’utiliser
- Salariés pour leurs propres notes de frais
- Responsable RH
Étapes
1. Justificatif
Saisissez la date, le montant (brut), le taux de TVA (prérempli à partir de la catégorie, 19 par défaut) et l’option "TVA déductible (facture au nom de l’entreprise)" (activée par défaut). BizCortex calcule la TVA comme le brut multiplié par le taux, divisé par 100 plus le taux, et le net comme le brut moins la TVA. Joignez le justificatif.
2. Indemnité kilométrique
Saisissez la date, la distance en km et le véhicule (Voiture ou Autre véhicule, par exemple une moto ou un vélo électrique). L’aperçu affiche les km multipliés par le taux. Les taux par défaut sont de 0,30 par km pour une voiture et de 0,20 pour les autres véhicules. Aucun justificatif n’est nécessaire.
3. Indemnité de repas (forfait journalier)
Saisissez le début et la fin du déplacement avec l’heure, et indiquez s’il y a eu une nuitée. Cochez par jour les repas fournis (Petit déjeuner, Déjeuner, Dîner). BizCortex calcule le forfait journalier allemand pour les déplacements en Allemagne : une seule journée de plus de 8 heures donne droit au taux partiel (14 par défaut), les jours d’arrivée et de départ au taux partiel, les journées complètes au taux plein (28 par défaut). Chaque repas fourni réduit la journée d’une part du taux journalier plein : petit déjeuner 20 pour cent, déjeuner 40 pour cent, dîner 40 pour cent.
Bon à savoir
- Fichiers justificatifs : PDF ou image, 20 Mo au maximum dans le navigateur. Les fichiers exécutables sont bloqués et les fichiers sont analysés contre les virus.
- La TVA déductible n’est déduite que si l’option est activée et que votre entreprise dispose d’un code de taxe pour ce taux. Sinon, le montant brut total est comptabilisé en charge.
- Un déplacement qui ne remplit pas les conditions (8 heures ou moins, ou tous les repas fournis) ne peut pas être enregistré.
- La grille des repas couvre au maximum 62 jours. Les forfaits journaliers pour l’étranger ne sont pas encore disponibles.
- Changer la catégorie d’une ligne supprime son justificatif.
Voir aussi
- Frais de déplacement et notes de frais
Comment les salariés déclarent leurs frais et comment les notes de frais sont approuvées, comptabilisées et payées.