Paramètres et catégories des notes de frais

Comptes, taux des indemnités, seuil d’approbation, donneur d’ordre SEPA et catégories de frais.

Personnel, Déplacements et notes de frais, Paramètres comporte les cartes "Comptes et indemnités" et Catégories.

Qui peut l’utiliser

1. Comptes et indemnités
Définissez le compte de dettes envers les salariés, le compte d’avances et le compte bancaire pour les paiements. Définissez les taux kilométriques (voiture et autre véhicule, 0 à 5 par km), l’indemnité de repas pour une journée complète et pour les jours d’arrivée ou de départ, ainsi que les réductions pour repas en pourcentage.
2. Règles d’approbation
Définissez "Approbation de la finance à partir de". Les notes de frais jusqu’à ce montant sautent l’étape financière. Un champ vide signifie que chaque note de frais nécessite l’approbation de la finance. Activez ou désactivez "Comptabiliser automatiquement après approbation".
3. Donneur d’ordre SEPA
Saisissez le nom du donneur d’ordre, l’IBAN et le BIC. Les champs vides reprennent le profil de l’entreprise.
4. Créer les catégories par défaut
Cliquez sur "Créer les catégories par défaut". BizCortex ajoute déplacements, hébergement, indemnité kilométrique, indemnité de repas, fournitures de bureau, téléphone et internet, et autres frais. Les codes existants sont ignorés.
5. Modifier les catégories
Cliquez sur "Nouvelle catégorie". Saisissez le nom, le code, le type, le compte de charges, le taux de TVA (19 par défaut), "Justificatif obligatoire" et Actif.

Une catégorie utilisée par des notes de frais ne peut pas être supprimée. Désactivez la plutôt.
Le code et le type d’une catégorie ne peuvent plus être modifiés après sa création.

Frais de déplacement et notes de frais
Comment les salariés déclarent leurs frais et comment les notes de frais sont approuvées, comptabilisées et payées.