Le preneur de notes
Un bot qui rejoint les réunions vidéo, prend des notes et produit une transcription et une analyse.
Le preneur de notes (le bot Recall.ai, hébergé dans l’UE) rejoint les réunions Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et Webex sous un nom reconnaissable, s’annonce dans le chat et prend des notes. La transcription et l’analyse sont destinées au commercial, pas au contact. Il est désactivé par défaut et nécessite le lien vers la politique de confidentialité dans les paramètres.
Qui peut l’utiliser
- Propriétaire
- Administrateur
- Conformité (audit uniquement)
- Ventes
Étapes
1. L’activer
Dans Rendez vous, Paramètres, rubrique "Preneur de notes", activez "Preneur de notes actif" et choisissez s’il rejoint les rendez vous réservés, s’il peut être ajouté par lien et quelles réunions de l’agenda il rejoint.
2. L’arrêter pendant une réunion
Sur la page du rendez vous, cliquez sur "Arrêter", ou sur "Arrêter et supprimer" pour effacer tout ce qu’il a capté jusque là.
3. Lire la transcription
Cliquez sur "Afficher la transcription". Les transcriptions longues se chargent par parties ("Charger plus").
4. Supprimer la transcription
Cliquez sur "Supprimer la transcription" et confirmez. Cette action supprime la transcription, les participants, l’analyse et tout audio conservé. Elle est irréversible et journalisée.
5. Adresse d’invitation
Sous "Informations du preneur de notes", cliquez sur "Créer l’adresse". Invitez cette adresse à une réunion et le preneur de notes la rejoint.
Champs et options
- Statut
Planifié, Connexion en cours, En salle d’attente, Prend des notes, Terminé, Traitement en cours, Transcription prête, Retiré, Échec, Annulé.
- Mode
"Texte uniquement, sans enregistrement audio" (par défaut) ou "Avec enregistrement audio".
- Retrait
Les participants peuvent le retirer, taper "stop" dans le chat ou refuser via le lien de leur email. Le contact peut choisir "Participer sans le preneur de notes".
Bon à savoir
- La conservation de l’audio et le nom affiché dans la réunion relèvent du droit de l’enregistrement (§ 201 StGB, art. 13 RGPD). Seuls le Propriétaire, l’Administrateur et la Conformité peuvent les modifier.
- La lecture de l’audio conservé n’est pas encore disponible dans l’application. La page du rendez vous indique seulement jusqu’à quand l’audio est conservé.
- Microsoft Teams peut bloquer le chat pour les invités, et Webex n’a pas de chat pour le preneur de notes. Le nom, l’email et le texte d’invitation contiennent malgré tout l’information.
Voir aussi
- Paramètres des rendez vous
Confirmations, rappels, brief, reprogrammation, CRM et preneur de notes.